Step-by-Step #8 Marraskuu 2014 – Kokousviestintä

/ Sihteeri, Step-by-Step, Tiedotus, Webinfo / Kirjoittaja

IW-järjestössä pidetään runsaasti kokouksia niin valtakunnallisia kuin klubikokouksia. Hyvä kokouskäytäntö edellyttää kokouskutsun, esityslistan ja joskus myös kokouksessa päätettävien materiaalien esikatselumahdollisuuden luomista. Kokouksen jälkeen myös pöytäkirja on luettavissa. IW-netti sopii mainiosti tähän kokoustekniikan sekä helpompaan levittämiseen, että tiedon avoimempaan jakamaiseen sitä haluaville. Seuraavassa asiaa on avattu ja liitteenä olevasta PDF-monisteesta saat lisäohjeita.

  • A-vaihe – Kokouskutsu tehdään normaalisti tekstinkäsittelyllä
  • B-vaihe – Siirretään kopioimalla innerwheel-sivulle kirjautumalla WordPressiin
  • C-vaihe – Kokouskutsun, esityslistan ym. liittäminen sivulle
  • D-vaihe – Blogikirjoituksen lisälinkitys
  • E-vaihe – Blogikirjoituksen markkinointi SOMEssa

A-vaihe – Tehdään normaali kutsu esim. Wordillä

  1. Tee normaali kokouskutsu (esim. Wordillä)
  2. Kopioi teksti Wordiltä (maalaa, ctrl+C jne.)
  3. Huom! Word tekee tekstiin paljon ns. muotoilija, joiden muokkaus voi olla hankalaa. Voit kopioi tekstin ensin esim. Notepab  -teksturiohjelmaan josta taas kopioit tekstin WordPressiin. Näin haasteelliset muotoilut poistuvat ja voit muokata WP:ssä blogikirjoituksesi. Aina voit myös kirjoittaa suoraan WordPressiin.

B-vaihe – Siirretään kutsu kopioimallanuija

  1. Kirjaudu omalla tunnuksellasi oman piirisi innerwheel-sivulle (esim. D141.innerwheel.fi)
  2. Valitse vasemmalta Posts -valikosta Add New –hyperteksti
  3. Liitä Wordistä kopioimasi teksti avautuneeseen ikkunaan (kts. kuva 2)

– klikkaa tyhjää aluetta (punainen nuoli) 
– paina ctrl+V (tai muokkaa liitä) jolloin kopioimasi teksti tulee sivulle

  1. Muotoile tekstiä halutessasi esim. WP:N tekstinkäsittelyllä (kohta 6.)
  2. Kirjoita lyhyt kuvaava otsikko (erottuva – ei voi olla kokouskutsu kuin kerran, esim. 2014 syyskokouskutsu)
  3. Valitse oikealta oikea kategoria kuvaamaan kirjoituksen uutisluokitetta.
  4. vapaaehtoinen – Merkitse Tagit eli IW:n sisäiset hakusanat– Additional Options for Duffusion valikon SEO-ikkunan  Google-haut
    – SEO / Meta Descriptions kohtaan lyhyt uutisen kuvaus Google-hakua varten
    – SEO / Meta Keywords kohtaan vastaavia hakusanoja kuin Tagit, mutta nämä näkyvät Internetissä Google-haulla
  5. Tarkista että kaikki tehtynä ja Julkaise Publish –painikkeesta

 Käy katsomassa toisella selaimella tai selaimen ikkunassa miltä julkaisu näyttää ja palaa alkuperäiseen tee tarvittavat muutokset!

C-vaihe – Kokouskutsun, esityslistan, muiden kokousdokumenttien lisääminen

  1. Muokkaa Wordillä kokouskutsu, esityslista jne. Liitetään PDF-muotoisena liitteenä sivustolle josta IW-väki voi sen ladata (Ohjeet myös netissä https://innerwheel.fi/step-by-step-2014-tammikuu/ )
    1. jos liitteessä on kuvia, pakkaa ensin kuvat
    2. PDF-muuttaminen (Word 2007 ja uudemmat)
      1. Tiedosto tallenna nimellä
      2. Valitse PDF tai XPS- kopio
      3. Tarkista että
        1. Tiedosto tallentuu haluamaasi kansioon,
        2. Tallennusmuoto: on PDF (*.pdf) –muodossa,
        3. Tiedostonimi on lyhyt, erottuva, kuvaava eikä ääkkösiä (saattavat aiheuttaa ongelmia)
  2. Mene takaisin äsken tekemällesi blogijulkaisuun
  3. Valitse sivusta se kohta johon haluat tuoda liitetiedostot klikattavaksi auki.
  4. Esim. kirjota kutsun perään Liitteet: -kohta ja lisää nämä sen alapuolelle

 Itse liitetiedoston liittäminen

  1. Kun olet (kursori) sivulla kohdassa, johon haluat liite-tiedoston linkin tuoda, klikkaa Add Media –painiketta
  2. Valitse Upload Files jos et ole vielä tuonut tiedostoa tämän sivuston Media Galleriaan josta Select Files –painikeella päästään tietokoneen resurssinhallintaan.
  3. Tämän jälkeen valitset avautuvasta tietokoneen tiedoston hallinnasta oikean kansion ja sieltä haluamasi esim. kutsun PDF-tiedostona.
  4. Kun valinta on tehty, paina Avaa-painiketta
  5. Tullaan Insert Media –ikkunaan jossa näet vasemmalla ylhäällä lataamasi tiedoston ja oikealla sen tiedot joita voit täydentää!
  6. Kun ladattu/valittu media on aktiivinen, näet oikealla median (kuvan/PDFn/ ym.) tiedot joita voit muokata.
    1. ATTACHMENT DETAILS kertoo perustiedot – Tässä tärkeää on tarkistaa digikuvasta fyysinen (300×533) ja tiedoston koko 142 kb)
    2. * Kuvan URL-osoite sivustolla ja nimeäminen:
      1. Title:                  Varsinainen kuvan nimi
      2. Caption:            Näkyy kuvatekstinä kuvan alla,
      3. Alt Text:             Joissakin selaimissa PopUp-ikkunanimenä
      4. Description:    Kuvan lisäinfoa
    3. * ATTACHMENT DISPLAY SETTINGS määrittää kuvaa sivulla
      1. Aligment:         Paikkaa sivulla: right-oikea(oletus); Center-keskellä; left-vasemmalla
      2. Link To:            Valitaan None
      3.                           http://d141.innerwheel.fi/tiedostonimi.jpg kertoo median linkin
      4. Size:                 Valitaan sivulle sopiva kuvakoko (HUOM! Tee tietokoneella kuva jos nettikokoon – nopea sivunlataus)
  7. Lopuksi Insert into post –painiketta kun lisäät blogiin tai Insert into page –painiketta kun lisäät jollekin perusnettisivulle
  8. Tämän jälkeen voit muotoilla sivulle tulevaa tekstilinkkiä ”sen keskeltä” jottei itse linkki yhteys katkea! Eli muokkaa kirjoittamalla haluamasi nimi linkin keskelle ja käy poistamassa alusta ja lopusta virheelliset kirjaimet.
  9. Lopuksi julkaise kirjoituksesi Publish –painikkeella. (Voit myös ajastaa julkaisun haluamaasi ajankohtaan Publish-ikkunan Publish –kohdan Editin takaa!)

D-vaihe – Blogikirjoituksen lisälinkitys

  1. Netin hienous on asioiden linkittäminen ja näin itse perusviestiin kuten kokouskutsu saadaan runsaasti asiakasta kiinnostavaa lisäarvoa kuten
    1. Ajo-ohje kokouspaikalle vaikka Google Mapsin karttalinkillä
    2. Kokouspaikan nettisivut kertomaan lisää tilasta johon kokoonnumme
    3. Esityslistalla olevan asian taustoista vaikka asiantuntijan nettisivuille
    4. Kulkuohjeita vaikka VR:n nettisivuille kohtaan jossa on valittu yhteydeksi VR:n Hki-Pieksämäki lipun varaus ko. tapahtumaan
    5. Linkki IW-sivustolla olevaan edelliseen pöytäkirjaan jossa on kerrottu miten silloin aiheesta jo sovittiin
  2. Näin luodaan tiedottamisen avoimuutta ja samalla palvellaan pienin elein asiakasta.
  3. Samoin IW-nettisivuille voidaan rakennetaan kunkin sektorin (Kansallisen neuvoston, piirien ja miksei myös klubien) omat hallintosivut joihin voidaan lisätä aina tuleva kokous ja sen dokumentit linkitettynä sitä mukaa kun ne tulevat valmiiksi. Esim. Piirin D-141 syyskokous d141.innerwheel.fi sivuton Arkku-salasanan takana:

Esimerkki:   Piirin Arkussa olevasta Hallinto- tai Kokoukset-sivusta, jolle kerätään esim. alla esitetyn mallin mukaan kokoustietoja. Vastaavasti niin Kansallinen Neuvosto tai vaikka klubit voivat rakentaa oman kokousdokumentaationsa samalla tavalla.

* 2014 10. 11.  Syyskokous, Eurajoki, Kristillinen opisto (ajo-ohje, web, kokouskutsu, esityslista, 2014-2015 budjettiesitys, pöytäkirja)
* 2014 03. 15.  Kevätkokous, Turku, Hyvän Olonkeskus Epitihi  (ajo-ohje, web, kokouskutsu, esityslista, 2013-2014 budjetti, pöytäkirja, kuvagalleria)
* 2013 10. 26.  Syyskokous, Rauma, … .

 E-vaihe – Blogikirjoituksen markkinointi sähköpostilla ja SOMEssa

  1. On esitelty liitteessä WP-opas_IW-käyttäjäkoulutus 2014 Case Kokousviestintä 20141130