VUOSIKALENTERI

INNER WHEEL –TOIMINNAN VUOSI 1.7.-30.6.

Klubikokous kerran kuukaudessa (elo-) syys-toukokuussa. Klubin vuosikokous pidetään syyskuun loppuun mennessä ja vaalikokous helmikuun loppuun mennessä.

Piirikokous lokakuussa ja maaliskuussa.

Kansallisen Neuvoston kokous elokuussa ja tammikuussa.

Jos piirillä on vain yksi piirikokous / vuosi, käsitellään siinä sekä edellisen kauden toimintakertomus ja tilinpäätös että tulevan kauden toimintasuunnitelma ja budjetti. Jos tämä piirikokous on syksyllä, sen on valittava myös piirihallituksen virkailijat seuraavalle kaudelle. Jos vuosikokous on keväällä, sen on valittava myös piirin ehdokas Kansalliseksi edustajaksi sekä ehdokkaat Kansallisen Neuvoston virkoihin jo yli vuoden kuluttua alkavalle kaudelle.

ELOKUU

  • Klubin hallituksen kokous
  • Sihteeri lähettää  sähköpostin klubin syyskauden / koko toimintakauden ohjelmasta jäsenille;  sihteeri / viestintävastaava vie ohjelman klubin verkkosivulle
  • Sihteeri / viestintävastaava päivittää hallituksen tiedot klubin pääsivulle
  • Piirin viestintävastaava päivittää piirihallituksen tiedot ja kauden teeman piirin pääsivulle
  • Piirihallituksen kokous
  • Kansallisen Neuvoston  presidentti varmistaa rahastonhoitajalta ennen KN:n kokousta tilinpäätöksen ja tarkastuskertomuksen. 
    Heinä-elokuussa IIW:ltä tulee postia tulevista velvollisuuksista sekä ohjeita että muistutuksia. Presidentti pitää varapresidentin mukana, oppimassa
  • Kansallisen Neuvoston kokous; käsitellään edellisen kauden tilinpäätös, toimintakertomus ja avustusprojektit; käsitellään ajankohtaiset asiat, sovitaan KN:n edustajat syksyn piirikokouksiin
  • KN:n viestintävastaava päivittää KN:n verkkosivun
  • IIW, ehdokkuus kansainvälisiin tehtäviin; KN toteaa piirien asettamat ehdokkaat

SYYSKUU

  • Klubin vuosikokous; käsitellään edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus; päätetään piirikokoukselle tehtävistä ehdotuksista asioista, jotka tulisi käsitellä piirikokouksessa Klubin sihteeri toimittaa ehdotukset piirin puheenjohtajalle syyskokouksessa käsiteltäväksi
  • Klubin rahastonhoitaja kerää jäsenmaksut 25.9. mennessä ja maksaa piirille KN:n ja piirin osuuden 30.9. mennessä
  • Rahastonhoitaja / sihteeri / viestintävastaava päivittää klubin jäsentiedot verkkosivun matrikkeliin ’Arkussa’ 30.9. mennessä
  • Piirin sihteeri lähettää vuosikokouksen / syyspiirikokouksen kokouskutsun, asialistan ja liiteasiakirjat klubeille
  • Piirin viestintävastaava vie kokouskutsun ja asialistan liiteasiakirjoineen piirin verkkosivulle ’Arkkuun’
  • Piirin rahastonhoitaja laskuttaa jäsenmaksut klubeilta ja maksaa piirin jäsenmäärään perustuvan KN:n osuuden 15.10. mennessä KN:lle
  • KN:n sihteeri lähettää elokuun kokouksen pöytäkirjan KN:n virkailijoille ja piirien puheenjohtajille edelleen klubeille toimitettavaksi
  • KN:n viestintävastaava vie kokouspöytäkirjan verkkosivulle (IWF:n ’Arkkuun’), samoin KN:n tilinpäätöksen ja toiminnantarkastuskertomuksen (’Arkku’ > KN, tilinpäätösasiakirjat syyspiirikokouksille)
  • KN:n rahastonhoitaja toimittaa 30.9. mennessä piirien rahastonhoitajille tili- ja viitenumeron KN:n jäsenmaksun suorittamista varten
  • KN:n presidentti kokoaa KN:n piirikokousedustajille lisätietoa KN:n kokouksesta
  • IIW: ehdokkuus kansainvälisiin tehtäviin; piiri toimittaa ehdokasasettelulomakkeen liitteineen 30.9. mennessä IIW:lle

LOKAKUU

  • Klubin jäsenet osallistuvat piirikokoukseen; äänivaltaisia edustajia 2-3/klubi
  • Piirin vuosikokous (syyspiirikokous); käsitellään edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus; käsitellään KN:n tilinpäätös edelliseltä kaudelta; asetetaan ehdolle piirin ehdokkaat kansalliseksi edustajaksi ja varaedustajaksi; asetetaan ehdolle piirin ehdokkaat KN:n virkailijoiksi ja toiminnantarkastajaksi sekä varatoiminnantarkastajaksi
  • Piirin puheenjohtaja / sihteeri ilmoittaa piirin ehdokkaat KN:n jäseniksi kirjallisesti 31.10. mennessä KN:n sihteerille
  • Rotarysäätiöltä alkaa tulla postia. KN-presidentti kokoaa aineiston Rotary matrikkelia varten. Säätiöltä tulee vanha pohja, jota muutetaan tarpeen mukaan 
    IIW:ltä tulee muhkea raportti BD:n ja virkailijoiden kokouksesta. Aineisto on myös kansainvälisillä sivuilla.
  • KN:n rahastonhoitaja maksaa IIW:n jäsenmaksun 15.10. mennessä

MARRASKUU / JOULUKUU

  • Klubin hallituksen kokous
  • Klubin sihteeri lähettää  sähköpostin jäsenille kevätkauden ohjelmasta (mikäli ei sisälly toimintasuunnitelmaan); sihteeri / viestintävastaava vie ohjelman klubin verkkosivulle
  • Klubi / klubin sihteeri saa IIW:lta ehdokaslistat ja äänestysliput seuraavan toimintakauden IIW -virkailijoiden valitsemista varten / vaaliasiakirjat ovat IIW:n verkkosivulla (’Library’)
  • Piirin sihteeri lähettää syyspiirikokouksen pöytäkirjan klubeille ja piirin viestintävastaava vie pöytäkirjan liitteineen piirin verkkosivulle ’Arkkuun’
  • Rotarysäätiö pyytää Kansalliselta Neuvostolta tietoja virkailijoiden nimistä. Presidentti saa vanhan pohjan, johon saa tehdä muutokset
  • Joulukuun alussa presidentti alkaa valmistella tammikuun KN-kokouksen asialistaa yhdessä sihteerin ja rahastonhoitajan kanssa. Esityslistan tulisi olla valmis ennen joulua
  • Joulutervehdyksiä lähelle ja kauas

TAMMIKUU

  • 10.1. Kansainvälinen Inner Wheel -päivä / Inner Wheel Day
  • Klubin puheenjohtaja / sihteeri lähettää klubin ehdotuksen piirihallituksen uusiksi jäseniksi ja kevätpiirikokouksessa käsiteltäviksi asioiksi; ehdokkaat piirihallituksen jäseniksi sekä toiminnantarkastajaksi ja varatoiminnantarkastajaksi ilmoitetaan kirjallisesti 1.2. mennessä piirin sihteerille
  • Piirihallituksen kokous
  • Kansallisen Neuvoston kokous; käsitellään budjetti ja jäsenmaksuehdotus seuraavalle kaudelle; käsitellään piirien ehdotukset KN:n seuraavan kauden jäsenistä ja toiminnantarkastajista; käsitellään ajankohtaiset asiat ja sovitaan kevään piirikokouksien KN-edustajat
  • Piirien varapuheenjohtajat voivat osallistua kokoukseen piiriensä kustannuksella
  • KN:n viestintävastaava vie kokouspöytäkirjan verkkosivulle (IWF:n ’Arkkuun’), samoin KN:n budjettiehdotuksen (’Arkku’ > KN, budjetit kevätpiirikokouksille)

HELMIKUU

  • Klubin vaalikokous; valitaan hallitusvirkailijat ja klubin viralliset edustajat piirikokoukseen sekä toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat; suoritetaan IIW:n virkailijoiden ja Board Directorien vaali; käsitellään KN:n esitys Neuvoston seuraavan kauden jäsenistä
  • Klubi saa pyynnön jäsenluettelon korjauksista / Klubit päivittävät verkossa (’Arkku’) olevaa jäsentietolomaketta jatkuvasti
  • Piirin sihteeri lähettää vaalikokouksen / kevätpiirikokouksen kokouskutsun, asialistan ja liiteasiakirjat klubeille
  • Piirin viestintävastaava vie kokouskutsun ja asialistan liiteasiakirjoineen piirin verkkosivulle ’Arkkuun’
  • KN:n presidentti kokoaa KN:n piirikokousedustajille lisätietoa esim. budjetista, jäsenmaksuista, kansainvälisistä asioista, jne, sillä niitä aina kysytään

MAALISKUU

  • Klubin jäsenet osallistuvat piirikokoukseen; äänivaltaisia edustajia 2-3/klubi
  • Klubin sihteeri ilmoittaa piirisihteerille klubin virkailijavalinnoista; seuraavan kauden presidentin, sihteerin ja rahastonhoitajan yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelin) tarvitaan piiriä, KN:a ja IIW Directorya varten
  • Klubin sihteeri lähettää IIW -virkailijoiden ja Board Directorien äänestysliput 31.3. mennessä IIW:lle
  • Piirin vaalikokous (kevätpiirikokous); valitaan hallitusvirkailijat, toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat seuraavalle kaudelle; käsitellään seuraavan kauden talousarvio, jäsenmaksu ja toimintasuunnitelma; valitaan KN:n virkailijat ja toiminnantarkastajat tai vahvistetaan KN:n esitys virkailijoiksi; käsitellään KN:n budjetti- ja jäsenmaksuehdotus seuraavalle kaudelle
  • Piirisihteeri toimittaa klubien seuraavan kauden presidenttien, sihteerien ja rahastonhoitajien yhteystiedot samoin kuin tulevan piiripuheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan yhteystiedot KN:n viestintävastaavalle
  • KN-presidentti muistuttaa piirejä äänestyksistä ja ehdokkaista – myös kansainvälisistä
  • IIW: ehdokkuus kansainvälisiin tehtäviin; piiri asettaa ehdokkaat IIW -virkailijoiksi ja Board Directoriksi seuraavalle kaudelle

HUHTIKUU

  • Merkkitilaukset: rahastonhoitaja / sihteeri tilaa lisälaatan presidentin/puheenjohtajan käätyyn ja tarvittavat muut jäsenmerkit sekä mahdolliset korumerkit. Käätyjen nimilaatat voi tilata paikalliselta kultasepältä
  • Tilaus Saksasta: Inner Wheel Deutschland > IW-Shop 
  • Tilaus Iso-Britanniasta: A W Matthews Ltd
  • Klubin rahastonhoitaja toimittaa tiedot kuluvan toimintakauden palveluprojekteista (sekä rahalahjoitukset että ei-rahallinen palvelu) piirin rahastonhoitajalle 30.4.mennessä
  • Piirin sihteeri lähettää kevätpiirikokouksen pöytäkirjan klubeille ja piirin viestintävastaava vie pöytäkirjan liitteineen piirin verkkosivulle ’Arkkuun’
  • KN:n presidentti saa IIW:ltä ohjeet raportin laatimiseen (huhtikuussa tai toukokuun alussa). IIW:ltä tulee myös ohje lähettää klubien, piirien virkailijoiden nimet ja yhteystiedot. – IIW:n kv-äänestystulokset saapuvat lähes yhtä aikaa sähköpostiin ja nettiin IIW:n sivuille. Presidentti muistuttaa piirien pj:a tietoja avustuksista. Se tarvitaan IIW:n raporttia varten
  • KN:n viestintävastaava kokoaa piirisihteerien toimittamista virkailijoiden yhteystiedoista ”Suomen Directoryn” ja lähettää tiedot IIW Directorya varten 30.4. mennessä IIW:lle ja kotimaassa tulevan toimintakauden KN:lle

TOUKOKUU

  • Klubissa tarvittaessa uusien virkailijoiden koulutustilaisuus
  • Piirin rahastonhoitaja toimittaa klubien projektitiedot KN:n rahastonhoitajalle KN:n ilmoittamassa aikataulussa (v. 2021 päivämäärä oli 10.5.)
  • KN:n presidentti lähettää raportin IIW:lle toukokuun loppuun mennessä
  • Kesäkuussa, ennen lomakautta, Presidentti alkaa valmistella elokuun kokouksen asialistaa sihteerin kanssa.