Kansallisarkisto on järjestänyt yhdistyksille koulutusta arkistoinnista, asiakirjahallinnosta sekä analogisten ja digitaalisten arkistojen luovuttamisesta Kansallisarkistoon. Koulutukseen kutsuttiin mukaan myös Inner Wheel ja sen jäseniä yhdistyksen eri tasoilta. Koulutuksen teemoina oli Tiedonhallinnan ja arkistoinnin perusteet sekä arkistonmuodostussuunnitelma tiedonhallinnan välineenä, Analogisen arkistoaineiston käsittely ja luovuttaminen Kansallisarkistoon sekä Digitaalisessa muodossa olevan aineiston hallinta, säilyttäminen ja luovuttaminen Kansallisarkistoon.
Meillä kaikilla, KN – piirit – klubit, on vuosien varrella syntynyttä aineistoa, joka saattaa olla hyvin järjestettyä tai sitten ei. Meidän on nyt varmistettava, että hallussamme oleva ja kertyvä pysyvästi säilytettävä aineisto – tieto – saadaan talteen riittävällä kattavuudella ja tarkoituksenmukaisessa muodossa. Toiminnan tulee olla systemaattista ja ennakoivaa. Erityisen tärkeää tämä on tällä hetkellä syntyvän ja digitaalisessa muodossa olevan tiedon säilymisen kannalta. Digitaalisen tiedon säilyminen ja tulevaisuus on varmistettava nyt. Myöhemmin tiedon talteen saaminen voi olla hyvin hankalaa ja siksi kallista tai jopa mahdotonta.
Tässä meitä auttaa Kansallisarkisto, jonka tavoitteena on turvata aineistojen ajallinen, alueellinen ja sisällöllinen kattavuus tutkimuksen tarpeisiin. Kansallisarkisto vastaa sille luovutettujen analogisten ja digitaalisten arkistoaineistojen säilyttämisestä ja käyttöön antamisesta, mutta vastuu luovutettavien aineistojen elinkaaren alkuvaiheista ja luovutuskuntoon saattamisesta on aineiston tuottajalla ja luovuttajalla. Siksi tämä asia on nyt tärkeä kaikille klubeille ja piireille.
Koulutuksen aineistot on jaettu klubien gmail-tileille.
Arkistointi on Kansallisen Neuvoston asialistalla tammikuun kokouksessa, jossa suunnittelemme, miten asiassa edetään.
