VUOSIKALENTERI

INNER WHEEL –TOIMINNAN VUOSI 1.7.-30.6.

Klubi

  • Klubihallituksen kokous noin kerran kuukaudessa
  • Klubikokous kerran kuukaudessa (elo-) syys-toukokuussa.
  • Klubin vuosikokous syyskuussa ja vaalikokous helmikuussa 

Piiri

  • Piirihallituksen kokous noin kerran kuukaudessa
  • Piirin järjestämä kauden aloituskokous presidenteille ja varapresidenteille
  • Piirin vuosikokous lokakuussa ja vaalikokous maaliskuussa

Kansallinen edustaja ja varaedustaja

  • Osallistuvat piirihallituksen kokouksiin
  • Osallistuvat piirin järjestämiin kokouksiin ja tilaisuuksiin
  • Osallistuvat European Meeting -kokouksiin
  • Kansallinen edustaja osallistuu joka kolmas vuosi IIW Conventioniin

HEINÄKUU

Piiri

  • Julkistaa IIW presidentin kauden teeman ja suomennoksen
  • Puheenjohtaja lähettää kirjeen jäsenille uuden kauden alkaessa
  • Viestintävastaava päivittää kauden teeman verkkosivuille sekä päivittää kansallisen edustajan ja piirin etusivun
  • Puheenjohtaja / sihteeri päivittää piirihallituksen jäsenten tiedot PRH:n Yhdistysrekisteriin 

Kansallinen edustaja

  • Osallistuu tarvittaessa kauden teeman kääntämiseen

ELOKUU

Klubi

  • Presidentti ja varapresidentti osallistuvat piirin järjestämään kauden aloituskokoukseen.
  • Hallituksen kokous: valmistellaan syyskuussa pidettävän vuosikokouksen aineistoj.
  • Viestintävastaava / sihteeri päivittää hallituksen tiedot klubin verkkosivulle.
  • Viestintävastaava / sihteeri tarkistaa, että verkkosivujen jäsenrekisteri on ajan tasalla. Päivityksiä tehdään koko kauden ajan, jotta tiedot ovat aina ajan tasalla.
  • Presidentti / sihteeri päivittää hallituksen tiedot Yhdistysrekisteriin (rekisteröityneet klubit).

Piiri

  • Kutsuu klubien presidentit ja varapresidentit kauden aloituskokoukseen.
  • Lähettää klubeille muistutuksen klubin vuosikokouksessa käsiteltävistä asioista.
  • Aloittaa tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen valmistelun. 

Kansallinen edustaja

  • Lähettää ohjeen klubien vuosikokouksissa suoritettavasta kansallisen edustajan ja varaedustajan ehdokasvalinnasta.

SYYSKUU

Klubi

  • Vuosikokous, käsitellään sääntöjen mukaiset asiat:
    • vahvistetaan  edellisen kauden toimintakertomus ja tilinpäätös
    • vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio
    • vahvistetaan jäsenmaksu
    • päätetään hyväntekeväisyysvarojen käytöstä
    • käsitellään mahdolliset aloitteet lokakuussa pidettävälle piirin vuosikokoukselle
    • valitaan ehdokas kansallisen edustajan tai varaedustajan tehtävään
  • Vuosikokouksen hyväksymät aloitteet lähetetään piirihallitukselle viimeistään kuukausi ennen piirin vuosikokousta.
  • Toimintasuunnitelma / ohjelma päivitetään verkkosivuille.
  • Taloudenhoitaja lähettää jäsenille jäsenmaksulaskun sekä tilittää piirin ja IIW:n osuudet 15.10. mennessä piirille.

Piiri

  • Piirisihteeri lähettää kutsun ja ilmoittautumisohjeet piirin vuosikokoukseen. Esityslista liitteineen lähetetään kaksi viikkoa ennen kokousta.
  • Viestintävastaava vie esityslistan ja liitteet verkkosivulle.

Kansallinen edustaja

  • lähettää Suomen IW Board Director-ehdokkaan hakemuslomakkeen liitteineen IIW:lle 30.9. mennessä.

LOKAKUU

Klubi

  • Jäsenet osallistuvat piirin vuosikokoukseen; äänivaltaisia edustajia 2-3/klubi, muut jäsenet voivat osallistua tarkkailijoina.
  • Lähettää kansalliselle edustajalle ehdokkaansa ja heidän IW CV:nsä seuraavan kauden kansalliseksi edustajaksi tai varaedustajaksi 31.10. mennessä. 

Piiri

  • Piirihallituksen kokous: klubien aloitteiden käsittely ja vuosikokouksen valmistelu.
  • Vuosikokous; käsitellään sääntöjen mukaiset asiat:
    • vahvistetaan  edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus
    • käsitellään klubien aloitteet
    • todetaan klubien kansalliselle edustajalle lähettämät ehdokkaat seuraavan kauden kansalliseksi edustajaksi ja varaedustajaksi
  • Taloudenhoitaja laskuttaa klubeilta jäsenmaksut 15.10. mennessä. Jäsenmaksu perustuu klubin jäsenmäärään per 30.9.
  • Taloudenhoitaja maksaa IIW:lle jäsenmaksu 31.10. mennessä.

Kansallinen edustaja

  • Kansallinen edustaja järjestää piirisihteerin kanssa seuraavan kauden kansallisen edustajan ja varaedustajan vaalin 15.2. mennessä, mikäli klubit ovat esittäneet tehtäviin useampia ehdokkaita.
  • IIW lähettää IIW:n hallituksen kokouksen raportin, joka jaetaan jäsenille. Aineisto on myös IIW:n verkkosivuilla.

MARRASKUU / JOULUKUU

Klubi

  • IIW:n verkkosivuilla julkaistaan International Inner Wheel Nomination Booklet for Elections, jossa esitellään IIW:n tulevan kauden IIW Executive ja International Governing Body -ehdokkaat.

Piiri

  • Piirisihteeri jakaa piirikokouksen pöytäkirjan klubeille ja viestintävastaava vie pöytäkirjan verkkoon Jäsenille-sivuille.  

Kansallinen edustaja

  • Maamme IW:n projekteja IIW:n verkkojulkaisuihin erillisten IIW:n tiedottajan pyyntöjen mukaan.

TAMMIKUU

Klubi

  • Kansainvälinen Inner Wheel -päivä 10.1.

Piiri

  • Lähettää klubeille muistutuksen klubien vaalikokouksissa käsiteltävistä asioista.

Kansallinen edustaja

  • Aloittaa seuraavan kauden kansallisen edustajan ja varaedustajan vaalin valmistelun.

HELMIKUU

Klubi

  • Vaalikokous, käsitellään sääntöjen mukaiset asiat:
    • valitaan hallitus
    • valitaan seuraavan kauden viralliset edustajat piirikokouksiin
    • valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
    • valitaan klubin ehdokkaat seuraavan kauden piirihallitukseen
    • valitaan klubin ehdokkaat piirin toiminnantarkastajaksi ja varatoiminnantarkastajaksi
    • valitaan klubin ehdokas IIW Board Directoriksi
    • päätetään aloitteista piirikokoukselle
    • äänestetään kansallisen edustajan järjestämässä vaalissa ehdokasta kansalliseksi edustajaksi ja varaedustajajaksi
    • päätetään IIW vaaleissa (IIW Executive ja International Governing Body) äänestettävistä ehdokkaista
  • Lähettää ehdokkaansa piirihallitukseen, toiminnantarkastajaksi, varatoiminnantarkastajaksi, IIW Board Directoriksi ja aloitteensa piirihallitukselle kuukausi ennen piirikokousta
  • IIW lähettää klubin Gmail-osoitteeseen linkin IIW vaalien (International Inner Wheel Elections Test) testiäänestykseen helmikuun alussa, testiäänestyksen tekemiseen aikaa noin kaksi viikkoa.

Piiri

  • Piirisihteeri lähettää kutsun ja ilmoittautumisohjeet piirin vaalikokoukseen

Kansallinen edustaja

  • Mikäli klubeilta on tullut useampi ehdokas seuraavan kauden kansallisen edustajan ja varaedustajan tehtäviin, kansallinen edustaja järjestää vaalin.
  • Lähettää klubeille ehdokasluettelon ja ehdokkaiden IW CV:t 15.2. mennessä.

MAALISKUU

Klubi

  • Jäsenet osallistuvat piirin vaalikokoukseen, äänivaltaisia edustajia 2-3/klubi, muut jäsenet voivat osallistua tarkkailijoina
  • Klubin sihteeri ilmoittaa piirille  klubihallituksen henkilövalinnat ja yhteystiedot (presidentti, varapresidentti, taloudenhoitaja, sihteeri ja viestintävastaava).
  • IIW lähettää maaliskuun alussa klubin Gmail-postilaatikkoon linkin IIW vaalien (International Inner Wheel Elections) sähköisen äänestyksen suorittamiseksi. Äänestys on suoritettava 31.3. mennessä. Ehdokasluettelo julkaistaan IIW:n verkkosivuilla Nomination Booklet for Elections.

Piiri

  • Piirihallituksen kokous: klubien esittämien henkilöehdokkaiden ja aloitteiden käsittely ja vaalikokouksen valmistelu.
  • Piirisihteeri lähettää vaalikokouksen esityslistan liitteineen klubeille kaksi viikkoa ennen kokousta.
  • Viestintävastaava vie esityslistan ja liitteet verkkosivuille.
  • Vaalikokous, sääntöjen mukaiset asiat
    • päätetään piirihallituksen jäsenten lukumäärästä
    • valitaan piirihallitus
    • valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
    • suoritetaan kansallisen edustajan ja varaedustajan vaalien ääntenlaskenta, julkistetaan tulos ja valitaan kansallinen edustaja ja varaedustaja
    • asetetaan Suomen IIW Board Director -ehdokas
    • vahvistetaan seuraavan kauden toimintasuunnitelma ja talousarvio
    • vahvistetaan piirin jäsenmaksu 
    • käsitellään klubien aloitteet

Kansallinen edustaja

  • Ilmoittaa seuraavalle kaudelle valitun kansallisen edustajan ja varaedustajan IIW:lle.

HUHTIKUU

Klubi

Piiri

  • Piirisihteeri jakaa piirin vaalikokouksen pöytäkirjan klubeille ja viestintävastaava vie pöytäkirjan verkkoon Jäsenille-sivuille.
  • Viestintävastaava kokoaa klubien ilmoittamista toimijoiden yhteystiedoista Suomen IW Directoryn.
  • Taloudenhoitaja pyytää IIW:n raporttia varten klubeilta arviot kuluvan kauden palveluprojekteista (rahalahjoitukset ja aineeton avustus) 15.5. mennessä.

Kansallinen edustaja

  • Lähettää Suomen IW Directoryn IIW:lle 30.4. mennessä
  • IIW tiedottaa IIW vaalien tuloksen kansalliselle edustajalle ja verkkosivuilla.
  •  IIW pyytää kansalliselta edustajalta kuluvan kauden National Reportin.
  • Kutsu Eurooppa-kokoukseen ja valmistelut Zoomissa alkavat.
  • Joka kolmas vuosi IIW Convention ja siihen valmistautuminen. 

TOUKOKUU / KESÄKUU

Klubi

  • Tarvittaessa uusien toimihenkilöiden  koulutus.
  • Raportoi arviot kuluvan kauden palveluprojekteista (rahalahjoitukset ja aineeton avustus) piirin taloudenhoitajalle 15.5. mennessä.
  • Vitjojen vaihto ja ansiomerkkien jako.
  • Tuleva presidentti kertoo hallituksen seuraavan kauden suunnitelmista.

Piiri

  • Taloudenhoitaja kokoaa yhteenvedon kauden palveluprojekteista ja lähettää sen kansalliselle edustajalle.
  • Piirihallitus miettii tulevan kauden teeman käännösehdotukset. Teema on julkinen vasta 1.7. 

Kansallinen edustaja

  • Kauden merkittävimmät projektit IIW Magazineen.
  • Raportoi IWF:n kauden palveluproketit National Reportissa IIW:lle 31.5. mennessä.
  • Artikkeli IIW Magazine -julkaisuun ”My experience as National Representative” 10.6. mennessä.