VUOSIKALENTERI

INNER WHEEL –TOIMINNAN VUOSI 1.7.-30.6.
Klubi
- Klubihallituksen kokous noin kerran kuukaudessa
- Klubikokous kerran kuukaudessa (elo-) syys-toukokuussa.
- Klubin vuosikokous syyskuussa ja vaalikokous helmikuussa
Piiri
- Piirihallituksen kokous noin kerran kuukaudessa
- Piirin järjestämä kauden aloituskokous presidenteille ja varapresidenteille
- Piirin vuosikokous lokakuussa ja vaalikokous maaliskuussa
Kansallinen edustaja ja varaedustaja
- Osallistuvat piirihallituksen kokouksiin
- Osallistuvat piirin järjestämiin kokouksiin ja tilaisuuksiin
- Osallistuvat European Meeting -kokouksiin
- Kansallinen edustaja osallistuu joka kolmas vuosi IIW Conventioniin
HEINÄKUU
Piiri
- Julkistaa IIW presidentin kauden teeman ja suomennoksen
- Puheenjohtaja lähettää kirjeen jäsenille uuden kauden alkaessa
- Viestintävastaava päivittää kauden teeman verkkosivuille sekä päivittää kansallisen edustajan ja piirin etusivun
- Puheenjohtaja / sihteeri päivittää piirihallituksen jäsenten tiedot PRH:n Yhdistysrekisteriin
Kansallinen edustaja
- Osallistuu tarvittaessa kauden teeman kääntämiseen


ELOKUU
Klubi
- Presidentti ja varapresidentti osallistuvat piirin järjestämään kauden aloituskokoukseen.
- Hallituksen kokous: valmistellaan syyskuussa pidettävän vuosikokouksen aineistoj.
- Viestintävastaava / sihteeri päivittää hallituksen tiedot klubin verkkosivulle.
- Viestintävastaava / sihteeri tarkistaa, että verkkosivujen jäsenrekisteri on ajan tasalla. Päivityksiä tehdään koko kauden ajan, jotta tiedot ovat aina ajan tasalla.
- Presidentti / sihteeri päivittää hallituksen tiedot Yhdistysrekisteriin (rekisteröityneet klubit).
Piiri
- Kutsuu klubien presidentit ja varapresidentit kauden aloituskokoukseen.
- Lähettää klubeille muistutuksen klubin vuosikokouksessa käsiteltävistä asioista.
- Aloittaa tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen valmistelun.
Kansallinen edustaja
- Lähettää ohjeen klubien vuosikokouksissa suoritettavasta kansallisen edustajan ja varaedustajan ehdokasvalinnasta.
SYYSKUU
Klubi
- Vuosikokous, käsitellään sääntöjen mukaiset asiat:
- vahvistetaan edellisen kauden toimintakertomus ja tilinpäätös
- vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio
- vahvistetaan jäsenmaksu
- päätetään hyväntekeväisyysvarojen käytöstä
- käsitellään mahdolliset aloitteet lokakuussa pidettävälle piirin vuosikokoukselle
- valitaan ehdokas kansallisen edustajan tai varaedustajan tehtävään
- Vuosikokouksen hyväksymät aloitteet lähetetään piirihallitukselle viimeistään kuukausi ennen piirin vuosikokousta.
- Toimintasuunnitelma / ohjelma päivitetään verkkosivuille.
- Taloudenhoitaja lähettää jäsenille jäsenmaksulaskun sekä tilittää piirin ja IIW:n osuudet 15.10. mennessä piirille.
Piiri
- Piirisihteeri lähettää kutsun ja ilmoittautumisohjeet piirin vuosikokoukseen. Esityslista liitteineen lähetetään kaksi viikkoa ennen kokousta.
- Viestintävastaava vie esityslistan ja liitteet verkkosivulle.
Kansallinen edustaja
- lähettää Suomen IW Board Director-ehdokkaan hakemuslomakkeen liitteineen IIW:lle 30.9. mennessä.


LOKAKUU
Klubi
- Jäsenet osallistuvat piirin vuosikokoukseen; äänivaltaisia edustajia 2-3/klubi, muut jäsenet voivat osallistua tarkkailijoina.
- Lähettää kansalliselle edustajalle ehdokkaansa ja heidän IW CV:nsä seuraavan kauden kansalliseksi edustajaksi tai varaedustajaksi 31.10. mennessä.
Piiri
- Piirihallituksen kokous: klubien aloitteiden käsittely ja vuosikokouksen valmistelu.
- Vuosikokous; käsitellään sääntöjen mukaiset asiat:
- vahvistetaan edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus
- käsitellään klubien aloitteet
- todetaan klubien kansalliselle edustajalle lähettämät ehdokkaat seuraavan kauden kansalliseksi edustajaksi ja varaedustajaksi
- Taloudenhoitaja laskuttaa klubeilta jäsenmaksut 15.10. mennessä. Jäsenmaksu perustuu klubin jäsenmäärään per 30.9.
- Taloudenhoitaja maksaa IIW:lle jäsenmaksu 31.10. mennessä.
Kansallinen edustaja
- Kansallinen edustaja järjestää piirisihteerin kanssa seuraavan kauden kansallisen edustajan ja varaedustajan vaalin 15.2. mennessä, mikäli klubit ovat esittäneet tehtäviin useampia ehdokkaita.
- IIW lähettää IIW:n hallituksen kokouksen raportin, joka jaetaan jäsenille. Aineisto on myös IIW:n verkkosivuilla.
MARRASKUU / JOULUKUU
Klubi
- IIW:n verkkosivuilla julkaistaan International Inner Wheel Nomination Booklet for Elections, jossa esitellään IIW:n tulevan kauden IIW Executive ja International Governing Body -ehdokkaat.
Piiri
- Piirisihteeri jakaa piirikokouksen pöytäkirjan klubeille ja viestintävastaava vie pöytäkirjan verkkoon Jäsenille-sivuille.
Kansallinen edustaja
- Maamme IW:n projekteja IIW:n verkkojulkaisuihin erillisten IIW:n tiedottajan pyyntöjen mukaan.


TAMMIKUU
Klubi
- Kansainvälinen Inner Wheel -päivä 10.1.
Piiri
- Lähettää klubeille muistutuksen klubien vaalikokouksissa käsiteltävistä asioista.
Kansallinen edustaja
- Aloittaa seuraavan kauden kansallisen edustajan ja varaedustajan vaalin valmistelun.
HELMIKUU
Klubi
- Vaalikokous, käsitellään sääntöjen mukaiset asiat:
- valitaan hallitus
- valitaan seuraavan kauden viralliset edustajat piirikokouksiin
- valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
- valitaan klubin ehdokkaat seuraavan kauden piirihallitukseen
- valitaan klubin ehdokkaat piirin toiminnantarkastajaksi ja varatoiminnantarkastajaksi
- valitaan klubin ehdokas IIW Board Directoriksi
- päätetään aloitteista piirikokoukselle
- äänestetään kansallisen edustajan järjestämässä vaalissa ehdokasta kansalliseksi edustajaksi ja varaedustajajaksi
- päätetään IIW vaaleissa (IIW Executive ja International Governing Body) äänestettävistä ehdokkaista
- Lähettää ehdokkaansa piirihallitukseen, toiminnantarkastajaksi, varatoiminnantarkastajaksi, IIW Board Directoriksi ja aloitteensa piirihallitukselle kuukausi ennen piirikokousta
- IIW lähettää klubin Gmail-osoitteeseen linkin IIW vaalien (International Inner Wheel Elections Test) testiäänestykseen helmikuun alussa, testiäänestyksen tekemiseen aikaa noin kaksi viikkoa.
Piiri
- Piirisihteeri lähettää kutsun ja ilmoittautumisohjeet piirin vaalikokoukseen
Kansallinen edustaja
- Mikäli klubeilta on tullut useampi ehdokas seuraavan kauden kansallisen edustajan ja varaedustajan tehtäviin, kansallinen edustaja järjestää vaalin.
- Lähettää klubeille ehdokasluettelon ja ehdokkaiden IW CV:t 15.2. mennessä.


MAALISKUU
Klubi
- Jäsenet osallistuvat piirin vaalikokoukseen, äänivaltaisia edustajia 2-3/klubi, muut jäsenet voivat osallistua tarkkailijoina
- Klubin sihteeri ilmoittaa piirille klubihallituksen henkilövalinnat ja yhteystiedot (presidentti, varapresidentti, taloudenhoitaja, sihteeri ja viestintävastaava).
- IIW lähettää maaliskuun alussa klubin Gmail-postilaatikkoon linkin IIW vaalien (International Inner Wheel Elections) sähköisen äänestyksen suorittamiseksi. Äänestys on suoritettava 31.3. mennessä. Ehdokasluettelo julkaistaan IIW:n verkkosivuilla Nomination Booklet for Elections.
Piiri
- Piirihallituksen kokous: klubien esittämien henkilöehdokkaiden ja aloitteiden käsittely ja vaalikokouksen valmistelu.
- Piirisihteeri lähettää vaalikokouksen esityslistan liitteineen klubeille kaksi viikkoa ennen kokousta.
- Viestintävastaava vie esityslistan ja liitteet verkkosivuille.
- Vaalikokous, sääntöjen mukaiset asiat
- päätetään piirihallituksen jäsenten lukumäärästä
- valitaan piirihallitus
- valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
- suoritetaan kansallisen edustajan ja varaedustajan vaalien ääntenlaskenta, julkistetaan tulos ja valitaan kansallinen edustaja ja varaedustaja
- asetetaan Suomen IIW Board Director -ehdokas
- vahvistetaan seuraavan kauden toimintasuunnitelma ja talousarvio
- vahvistetaan piirin jäsenmaksu
- käsitellään klubien aloitteet
Kansallinen edustaja
- Ilmoittaa seuraavalle kaudelle valitun kansallisen edustajan ja varaedustajan IIW:lle.
HUHTIKUU
Klubi
- IW-merkkien tilaukset: presidentin käätyjen nimilaatta, mahdolliset aktiivikunniajäsenmerkit ym.
- Mwekkejä voi tilata Saksastatai Iso-Britanniasta
Piiri
- Piirisihteeri jakaa piirin vaalikokouksen pöytäkirjan klubeille ja viestintävastaava vie pöytäkirjan verkkoon Jäsenille-sivuille.
- Viestintävastaava kokoaa klubien ilmoittamista toimijoiden yhteystiedoista Suomen IW Directoryn.
- Taloudenhoitaja pyytää IIW:n raporttia varten klubeilta arviot kuluvan kauden palveluprojekteista (rahalahjoitukset ja aineeton avustus) 15.5. mennessä.
Kansallinen edustaja
- Lähettää Suomen IW Directoryn IIW:lle 30.4. mennessä
- IIW tiedottaa IIW vaalien tuloksen kansalliselle edustajalle ja verkkosivuilla.
- IIW pyytää kansalliselta edustajalta kuluvan kauden National Reportin.
- Kutsu Eurooppa-kokoukseen ja valmistelut Zoomissa alkavat.
- Joka kolmas vuosi IIW Convention ja siihen valmistautuminen.


TOUKOKUU / KESÄKUU
Klubi
- Tarvittaessa uusien toimihenkilöiden koulutus.
- Raportoi arviot kuluvan kauden palveluprojekteista (rahalahjoitukset ja aineeton avustus) piirin taloudenhoitajalle 15.5. mennessä.
- Vitjojen vaihto ja ansiomerkkien jako.
- Tuleva presidentti kertoo hallituksen seuraavan kauden suunnitelmista.
Piiri
- Taloudenhoitaja kokoaa yhteenvedon kauden palveluprojekteista ja lähettää sen kansalliselle edustajalle.
- Piirihallitus miettii tulevan kauden teeman käännösehdotukset. Teema on julkinen vasta 1.7.
Kansallinen edustaja
- Kauden merkittävimmät projektit IIW Magazineen.
- Raportoi IWF:n kauden palveluproketit National Reportissa IIW:lle 31.5. mennessä.
- Artikkeli IIW Magazine -julkaisuun ”My experience as National Representative” 10.6. mennessä.