VUOSIKALENTERI

INNER WHEEL –TOIMINNAN VUOSI 1.7.-30.6.

Klubikokous kerran kuukaudessa (elo-) syys-toukokuussa. Klubin vuosikokous pidetään syyskuun loppuun mennessä ja vaalikokous helmikuun loppuun mennessä.

Piirikokous lokakuussa ja maaliskuussa.

Kansallisen Neuvoston kokous elokuussa ja tammikuussa.

Jos piirillä on vain yksi piirikokous / vuosi, käsitellään siinä sekä edellisen kauden toimintakertomus ja tilinpäätös että tulevan kauden toimintasuunnitelma ja budjetti. Jos tämä piirikokous on syksyllä, sen on valittava myös piirihallituksen virkailijat seuraavalle kaudelle. Jos vuosikokous on keväällä, sen on valittava myös piirin ehdokas Kansalliseksi edustajaksi sekä ehdokkaat Kansallisen Neuvoston virkoihin jo yli vuoden kuluttua alkavalle kaudelle.

ELOKUU

  • Klubin hallituksen kokous
  • Sihteeri lähettää  sähköpostin klubin syyskauden / koko toimintakauden ohjelmasta jäsenille
  • Sihteeri / viestintävastaava päivittää hallituksen tiedot klubin pääsivulle
  • rekisteröityneet klubit: sihteeri / presidentti ilmoittaa klubin hallituksen tiedot Yhdistysrekisteriin
  • Kansallisen Neuvoston  viestintävastaava päivittää piirihallituksen tiedot ja kauden teeman piirin pääsivulle sekä Klubit-etusivulle
  • Piirihallituksen kokous
  • Piirin sihteeri /puheenjohtaja ilmoittaa piirrihallituksen jäsenten tiedot Yhdistysrekisteriin
  • Kauden teeman suomennos ja sen julkistaminen
  • Kansallisen Neuvoston  presidentti varmistaa rahastonhoitajalta ennen KN:n kokousta tilinpäätöksen ja toiminnantarkastajan lausunnon. 
    Heinä-elokuussa IIW:ltä tulee postia tulevista velvollisuuksista sekä ohjeita että muistutuksia. Presidentti pitää varapresidentin mukana, oppimassa
  • Kansallisen Neuvoston kokous; KN:n sihteeri lähettää kokouskutsun piireille ja klubeille noin kuukausi ennen kokousta ja asialistan vähintään 14 päivää ennen kokousta. Käsitellään sääntöjen mukaiset asiat: hyväksytään edellisen kauden tilinpäätös, toimintakertomus ja avustusprojektit; käsitellään ajankohtaiset asiat, sovitaan KN:n edustajat syksyn piirikokouksiin, nimetään ehdokkaat IIW:n kansainvälisiin tehtäviin
  • KN:n viestintävastaava päivittää kauden teeman verkkosivuille ja päivittää KN:n verkkosivun sekä piirien etusivut.
  • IIW, ehdokkuus kansainvälisiin tehtäviin; KN toteaa piirien asettamat ehdokkaat

SYYSKUU

  • Klubin vuosikokous; käsitellään sääntöjen mukaiset asiat; hyväksytään edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus; vahvistetaan toimintasuunnitelma, vahvistetaan klubin jäsenmaksu, päätetään hyväntekeväisyysvarojen käytöstä; päätetään piirikokoukselle tehtävistä ehdotuksista asioista, jotka tulisi käsitellä piirikokouksessa. Klubin sihteeri toimittaa ehdotukset piirin puheenjohtajalle syyskokouksessa käsiteltäväksi
  • sihteeri / viestintävastaava vie ohjelman klubin verkkosivulle
  • Klubin rahastonhoitaja kerää jäsenmaksut  ja maksaa piirille KN:n ja piirin osuuden 30.9. mennessä
  • Rahastonhoitaja / sihteeri / viestintävastaava päivittää klubin jäsentiedot verkkosivun matrikkeliin Jäsenille-sivulla 30.9. mennessä
  • Piirin sihteeri lähettää vuosikokouksen / syyspiirikokouksen kokouskutsun, asialistan ja liiteasiakirjat klubeille
  • Piirin viestintävastaava vie kokouskutsun ja asialistan liiteasiakirjoineen piirin verkkosivulle Jäsenille-sivulle.
  • Piirin rahastonhoitaja laskuttaa jäsenmaksut klubeilta ja maksaa piirin jäsenmäärään perustuvan KN:n osuuden 15.10. mennessä KN:lle
  • KN:n sihteeri lähettää elokuun kokouksen pöytäkirjan KN:n hallitukselle ja piirien puheenjohtajille sekä klubeille
  • KN:n viestintävastaava vie kokouspöytäkirjan liitteineen verkkosivulle (IWF:n ’Jäsenille’)
  • KN:n rahastonhoitaja toimittaa 30.9. mennessä piirien rahastonhoitajille tili- ja viitenumeron KN:n jäsenmaksun suorittamista varten
  • KN:n presidentti, yhdessä varapresidentin ja past presidentin kanssa, kokoaa asioita piirikokouksissa esitettäväksi. 
  • IIW: ehdokkuus kansainvälisiin tehtäviin; piiri toimittaa ehdokasasettelulomakkeen liitteineen 30.9. mennessä KN:lle, joka lähettää ne IIW:lle

LOKAKUU

  • Klubin jäsenet osallistuvat piirikokoukseen; äänivaltaisia edustajia 2-3/klubi
  • Piirin vuosikokous (syyspiirikokous); käsitellään piirin sääntöjen mukaiset asiat; hyväksytään  edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus;  asetetaan ehdolle piirin ehdokkaat kansalliseksi edustajaksi ja varaedustajaksi; asetetaan ehdolle piirin ehdokkaat KN:n hallitukseen ja toiminnantarkastajaksi sekä varatoiminnantarkastajaksi
  • KN:n presidentti, varapresidentti tai past presidentti osallistuu piirikokouksiin
  • Piirin puheenjohtaja / sihteeri ilmoittaa piirin ehdokkaat KN:n jäseniksi kirjallisesti 31.10. mennessä KN:n sihteerille
  • IIW:ltä tulee muhkea raportti BD:n ja virkailijoiden kokouksesta. Aineisto on myös kansainvälisillä sivuilla.
  • KN:n rahastonhoitaja maksaa IIW:n jäsenmaksun 30.10. mennessä

MARRASKUU / JOULUKUU

  • Klubin hallituksen kokous
  • Klubin sihteeri lähettää  sähköpostin jäsenille kevätkauden ohjelmasta (mikäli ei sisälly toimintasuunnitelmaan); sihteeri / viestintävastaava vie ohjelman klubin verkkosivulle
  • Klubi / klubin sihteeri saa IIW:lta ehdokaslistat ja äänestysohjeet seuraavan toimintakauden IIW -virkailijoiden valitsemista varten / vaaliasiakirjat ovat IIW:n verkkosivulla 
  • Piirin sihteeri lähettää syyspiirikokouksen pöytäkirjan klubeille ja piirin viestintävastaava vie pöytäkirjan liitteineen verkkoon Jäsenille-sivuille.  
  • Joulukuun alussa presidentti alkaa valmistella tammikuun KN-kokouksen asialistaa yhdessä sihteerin ja rahastonhoitajan kanssa. Esityslistan tulisi olla valmis ennen joulua
  • KN:n viestintävastaava linkittää piirikokousten pöytäkirjat verkkosivujen Pöytäkirjat-sivulle (’Jäsenille’)
  • Joulutervehdyksiä lähelle ja kauas

TAMMIKUU

  • 10.1. Kansainvälinen Inner Wheel -päivä / Inner Wheel Day
  • Piirihallituksen kokous
  • Kansallisen Neuvoston kokous; KN:n sihteeri lähettää kokouskutsun piireille ja klubeille noin kuukausi ennen kokousta ja asialistan vähintään 14 päivää ennen kokousta. Käsitellään sääntöjen mukaiset asiat; hyväksytään toimintasuunnitelma, budjetti ja jäsenmaksu seuraavalle kaudelle; valitaan KN:n seuraavan kauden hallitus ja toiminnantarkastajat; käsitellään ajankohtaiset asiat ja sovitaan kevään piirikokouksien KN-edustajat
  • KN:n sihteeri lähettää kokouksen pöytäkirjan KN:n hallitukselle, klubeille ja piireille
  • KN:n viestintävastaava vie kokouspöytäkirjan liitteineen verkkosivulle (IWF:n ’Jäsenille’)

HELMIKUU

  • Klubin vaalikokous; käsitellään sääntöjen mukaiset asiat: valitaan hallitusvirkailijat ja klubin viralliset edustaja(t) piirikokoukseen ja Kansallisen Neuvoston kokoukseen sekä toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
  • Klubin puheenjohtaja / sihteeri lähettää klubin ehdotuksen piirihallituksen uusiksi jäseniksi sekä toiminnantarkastajaksi ja kevätpiirikokouksessa käsiteltäviksi asioiksi
  • Klubit päivittävät verkossa (’Jäsenille’) olevaa jäsentietolomaketta jatkuvasti
  • Piirin sihteeri lähettää vaalikokouksen / kevätpiirikokouksen kokouskutsun, asialistan ja liiteasiakirjat klubeille
  • Piirin viestintävastaava vie kokouskutsun ja asialistan liiteasiakirjoineen verkkoon piirin Jäsenille-sivulle
  • KN:n presidentti kokoaa KN:n piirikokousedustajille lisätietoa esim. budjetista, jäsenmaksuista, kansainvälisistä asioista, ym ajankohtaisista asioista

MAALISKUU

  • Klubin jäsenet osallistuvat piirikokoukseen; äänivaltaisia edustajia 2-3/klubi
  • Klubin sihteeri ilmoittaa piirisihteerille klubin virkailijavalinnoista; seuraavan kauden presidentin, sihteerin ja rahastonhoitajan yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelin) tarvitaan piiriä, KN:a ja IIW Directorya varten
  • Klubi äänestää IIW -virkailijoiden ja Board Directorien ehdokkaista 31.3. mennessä (sähköinen äänestys verkossa)
  • Piirin vaalikokous (kevätpiirikokous); valitaan piirihallitus, piirin edustaja KN:n kokoukseen, toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja seuraavalle kaudelle; vahvistetaan seuraaavan  kauden talousarvio, jäsenmaksu ja toimintasuunnitelma
  • KN:n hallituksen edustajat osallistuvat piirikokouksiin
  • Piirisihteeri toimittaa klubien seuraavan kauden presidenttien, sihteerien ja rahastonhoitajien yhteystiedot samoin kuin tulevan piiripuheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan yhteystiedot KN:n viestintävastaavalle
  • KN-presidentti muistuttaa piirejä äänestyksistä ja ehdokkaista – myös kansainvälisistä
  • IIW: ehdokkuus kansainvälisiin tehtäviin; piiri asettaa ehdokkaat IIW -virkailijoiksi ja Board Directoriksi seuraavalle kaudelle

HUHTIKUU

  • Merkkitilaukset: rahastonhoitaja / sihteeri tilaa lisälaatan presidentin/puheenjohtajan käätyyn ja tarvittavat muut jäsenmerkit sekä mahdolliset korumerkit. Käätyjen nimilaatat voi tilata paikalliselta kultasepältä tai piirisihteeri voi tehdä yhteistilauksen piirin klubien puolesta
  • Tilaus Saksasta: Inner Wheel Deutschland > IW-Shop 
  • Tilaus Iso-Britanniasta: A W Matthews Ltd
  • Klubin rahastonhoitaja toimittaa tiedot kuluvan toimintakauden palveluprojekteista (sekä rahalahjoitukset että ei-rahallinen palvelu) piirin rahastonhoitajalle 30.4.mennessä
  • Piirin sihteeri lähettää kevätpiirikokouksen pöytäkirjan klubeille ja piirin viestintävastaava vie pöytäkirjan liitteineen verkkoon piirin Jäsenille-sivuille.
  • KN:n presidentti saa IIW:ltä ohjeet raportin laatimiseen (huhtikuussa tai toukokuun alussa). IIW:ltä tulee myös ohje lähettää klubien, piirien virkailijoiden nimet ja yhteystiedot. – IIW:n kv-äänestystulokset saapuvat lähes yhtä aikaa sähköpostiin ja nettiin IIW:n sivuille. Presidentti muistuttaa piirien pj:a tietoja avustuksista. Se tarvitaan IIW:n raporttia varten
  • KN:n viestintävastaava kokoaa piirisihteerien toimittamista virkailijoiden yhteystiedoista ”Suomen Directoryn” ja lähettää tiedot IIW Directorya varten 30.4. mennessä IIW:lle ja kotimaassa tulevan toimintakauden KN:lle
  • KN:n viestintävastaava linkittää piirikokousten pöytäkirjat verkkosivujen Pöytäkirjat-sivulle (’Jäsenille’)

TOUKOKUU

  • Klubissa tarvittaessa uusien virkailijoiden koulutustilaisuus
  • Piirin rahastonhoitaja toimittaa klubien projektitiedot KN:n rahastonhoitajalle KN:n ilmoittamassa aikataulussa (v. 2021 päivämäärä oli 10.5.)
  • KN:n presidentti lähettää National Reportin IIW:lle toukokuun loppuun mennessä
  • Kesäkuussa, ennen lomakautta, Presidentti alkaa valmistella elokuun kokouksen asialistaa sihteerin kanssa.